Dopo il Presidente e il Direttore Generale, il Segretario è la figura che si pone come congiunzione fondamentale tra la dirigenza dei vari rami e la proprietà. Il Direttore Generale è la figura alla quale spesso la proprietà delega funzioni proprie, quali la firma e la rappresentanza, mentre quella del Segretario è la figura di raccordo tra la Società e i rami più operativi della stessa: il marketing, la comunicazione, lo staff tecnico, lo staff sanitario, oltre alle funzioni proprie. Sono di particolare rilevanza le funzioni di natura operativa nell'Amministrazione generale della Società. Nel campo professionistico la figura può essere scissa in due specifici ruoli: di carattere generale con funzioni di più alto profilo e di natura sportiva con funzioni, invece, più specifiche. Nel primo caso si pone più a stretto contatto con la proprietà, mentre nella seconda ipotesi la figura assume un ruolo più operativo. Sono di particolare rilevanza i rapporti con gli Organi Federali quando la specificità interessa l'aspetto economico, sia di carattere generale inerente la complessa gestione del bilancio della Società, che le limitazioni e i vari paletti che le norme federali pongono a tutelare della solidità delle stesse e a garanzia dei tesserati. Una vigilanza attenta è compito del Segretario Generale che deve assicurare il rispetto del complesso di norme civilistiche e federali. Il campo di azione è molto ampio per cui il compito del Segretario è alquanto impegnativo perchè deve essere dotato di ampie conoscenze, spesso anche molto specifiche: i regolamenti federali; la normativa civilistica relativa ai contratti e alle assunzioni ( i calciatori professionisti sono dipendenti delle Società), le gestione degli infortuni e le tutele civilistiche in materia, la risoluzione dei rapporti contrattuali; nozioni di carattere generale relativi agli aspetti fiscali inerenti la gestione dei rapporti con i propri tesserati, oltre ad altri aspetti attinenti ogni specifico campo cui il Segretario è chiamato a operare. Un esempio riconducibile a quest'ultima ipotesi è la gestione dei rapporti tra l'organizzazione della sicurezza interna e gli Enti esterni (Questura in particolare) e gli Organi Federali ( le Leghe professionistiche e la FIGC). Agli aspetti di carattere generale, si uniscono quelli più specifici, come, ad esempio, la gestione del complesso campo del tesseramento e le varie implicazioni di carattere sportivo, amministrativo ed economico, oppure la gestione della biglietteria con le problematiche legate alla sicurezza negli stadi. Apparentemente il tesseramento di calciatori, tecnici o dirigenti, sembra essere una operazione di routen. In realtà, specie quelle dei calciatori, oltre a complesse trattative per addivenire ad un accordo tra le parti, la formalizzazione richiede una minuziosa conoscenza della normativa federale da coniugare con quella civilistica, visto che tra le parti si instaura un rapporto, spesso pluriennale, con rilevanti implicazioni onerosi. Il Segretario spesso è una figura anonima che nessuno vede mai, specie nei grossi club, anche se il suo lavoro è di fondamentale importanza. Ci si accorge di lui quando, suo malgrado, commette qualche errore perchè l'impatto, nell'economia della gestione della Società, spesso è molto rilevante. Qualche anno fa, infatti, un errore di tesseramento di un calciatore da parte di un club della massima serie nazionale, costò alla Società la perdita della gara a tavolino. Le conoscenze non sono limitate a quelle nazionali perchè spesso i club professionistici ricorrono alle prestazioni di atleti stranieri e in quel caso, la gestione dei trasferimenti e tesseramenti assume una ulteriore caratteristica inerente l'aspetto normativo di carattere internazionale. Oltre alla conoscenza delle norme di più ampio raggio, per le operazioni che si dovranno porre in essere, c'è la necessità della conoscenza di una lingua straniera, solitamente l'inglese è sufficiente o, in alternativa, il francese, tedesco e spagnolo. Negli ultimi tempi il Segretario di un club calcistico si è ritagliato un ruolo importante, tanto che le segreterie di grosse Società Sportive contano diverse unità, ognuna con compiti specifici. La divisione dei compiti si è resa necessaria per la complessità nei campi d'azione e soprattutto per evitare disfunzioni o peggio ancora errori particolarmente penalizzanti.
